Юлия Казилина, директор Центра развития карьеры Воронежского института высоких технологий, г. Воронеж

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).
За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину. От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как коммуникабельность, исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возрасти и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи, развитию эмоционального интеллекта. С появлением компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, администратор офиса, представитель дирекции, офис-менеджер.

Варианты Карьеры
Международный Профессиональный Клуб секретарей дал следующее определение «Современный секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Существует несколько разновидностей секретарских должностей. Условно можно разделить на следующие:
Секретарь на телефоне – принимает сообщения и конкретные заказы, обзванивает фирмы по поручению руководителя, в больших компаниях принимает звонки и соединяет с нужным абонентом.
Технический секретарь – работает с оргтехникой (ксероксом, факсом, мини-АТС, ПК), знает русскую и латинскую клавиатуру.
Секретарь приемной (reception) – принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки, переадресовывает звонки в отделы или конкретным сотрудникам, встречает посетителей.
Секретарь офиса (отдела) – принимает и анализирует входящую корреспонденцию, выполняет поручения руководителя и его заместителей, набирает тексты документов, ведет документацию, является координатором и диспетчером организационной работы офиса (отдела).
Помощник руководителя фирмы (personal assistant) - координирует действия одного или двух руководителей, составляет самостоятельно документы, готовит материалы для совещаний и переговоров, переводит с иностранного, проводит подготовку командировок шефа.
Секретарь-референт - правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.
Референт – специалист в двух-трех сферах деятельности, высокообразованны, работник, подготавливающий решения руководителя, анализирующий ситуацию, разрабатывающий перспективные направления деятельности , принимающий участие в разработке стратегии и тактики работы, работающий с литературой, прессой, документами. Подчиняется руководителю фирмы и офис-менеджеру.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:
профессиональное мастерство,
инициативность,
организованность,
пунктуальность,
осведомленность,
дипломатичность,
умение хранить служебную тайну,
хорошая память,
преданность работе.

Офис – менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т.п. Знание ступеней возможной карьеры является стимулом и движущей силой для саморазвития и повышения квалификации, чтобы осуществлять свой рост по служебной лестнице. Это получение специализированного образования высокого уровня, приобретения специальных знаний, в области современных информационных технологий, основ управления и экономики, деловой этики, ведение переговоров, основ права, иностранных языков и т.д. Этот путь позволяет секретарю занять более высокую должностную ступень или дает возможность быстрого прохождения низших ступеней.
Но самая сложная задача этого пути – первоначальное трудоустройство. Работодатели совершенно справедливо полагают, что 5 лет учебы в вузе не дадут столько опыта и знаний, сколько 1 год напряженной работы. И, следовательно, неохотно берут на работу выпускников даже престижных высших учебных заведений, не имеющих минимального опыта работы.

КАКИМИ КАЧЕСТВАМИ ДОЛЖЕН ОБЛАДАТЬ СЕКРЕТАРЬ?
Иметь профессиональный имидж;
Хорошо владеть речью и письмом;
Обладать хорошей памятью (в том числе зрительной памятью на лица);
Справляться с большими объемами информации, распределять их;
Проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;
Содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
Уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку;
Квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;
Осваивать новые компьютерные программы;
Быть энергичным, проявлять инициативу;
Уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;
Поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
Знать деловой этикет, а возможно и протокол, виды приемов;

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА
Красношеева Богдана, консультант по подбору персонала, холдинг АНКОР в Воронеже:

Должности секретаря, офис-менеджера предполагают, прежде всего, высокий уровень ответственности, исполнительность, стрессоустойчивость и нацеленность на результат со стороны соискателя. Человек должен понимать, что такого рода работа хотя и носит рутинный характер (круг ежедневных обязанностей четко определен и со временем может только расширяться), но требует оперативности и энергичности от специалиста в решении возникающих проблем.
Работа секретаря зачастую носит конфликтный характер, поэтому кандидат должен уметь адекватно оценить ситуацию и, при необходимости, либо отстоять свою позицию, либо пойти на взаимные уступки с конфликтной стороной.
Помимо личностных качеств, работодатели оценивают общую адекватность соискателя, его способность к самоорганизации, позитивный настрой и профессиональные навыки: владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, знание основ делопроизводства и степень владения иностранным (чаще всего английским) языком, способность работать с большим объемом информации. Немаловажное значение имеет наличие вкуса и чувства стиля у сотрудника, так как, чаще всего, секретарь – это лицо компании, первый сотрудник, с которым общаются стратегически важные партнеры, реальные и потенциальные клиенты. Неграмотный специалист может ухудшить впечатление от организации и упустить перспективного клиента.
Кроме того, стоит помнить о том, что в крупную компанию практически невозможно устроиться на позиции секретаря, офис-менеджера или секретаря-референта, не имея высшего образования.

Источник: http://rabota.ru/